Depois de atrair seus clientes e fechar negócios, chega o momento de iniciar, de fato, os trabalhos e a primeira etapa é a elaboração do briefing. A palavra sempre esteve presente em qualquer ambiente de trabalho, talvez não com este nome.
De acordo com o Google, o briefing é o “ato de dar informações e instruções concisas e objetivas sobre missão ou tarefa a ser executada”. Vale dizer que o briefing só deve ser feito com clientes ou potenciais clientes que já foram filtrados e que fecharam o negócio.
Ou seja, o briefing bem feito é a melhor forma de começar um projeto e ter sucesso no atendimento ao cliente. A pergunta é: sua empresa faz um bom briefing junto ao cliente, antes de colocar a “mão na massa” e desenvolver os projetos? Neste artigo, vou oferecer algumas técnicas para que você consiga fazer um briefing eficaz. Afinal, é muito importante ter conhecimento prático e entender a importância dessa ferramenta.
Para que serve um briefing?
Uma curiosidade é que o briefing é uma ferramenta muito usada no meio militar. Quem assistiu a filmes e séries do gênero deve ter percebido que, antes de uma missão, é comum ver uma reunião na qual o líder de uma equipe passa as instruções iniciais aos seus subordinados.
Da mesma forma, o briefing serve para esclarecer os objetivos e informações de uma “missão” aos profissionais envolvidos. É uma forma de deixar as pessoas cientes do que precisam fazer, dos recursos e tempo disponíveis, assim como a forma como devem realizar seu trabalho. Com um bom briefing, o rendimento na entrega dos trabalhos fica muito mais fácil e assertiva. Confira!
1. Entregas mais ágeis
Quanto mais informações disponíveis a respeito de uma tarefa a ser realizada, menos tempo se perde tirando dúvidas ou, pior, com tentativas frustradas em direções erradas. Um briefing bem feito tem a virtude de agilizar a entrega de um projeto, já que adianta parte considerável do serviço a ser feito.
2. Planejamento assertivo
Todo planejamento deve ser vinculado a um objetivo principal. O briefing é essencial para que o plano expresse não apenas o que a empresa ou setor deseja, mas para garantir que o planejamento não seja descolado da realidade.
3. Redução de dúvidas
Vou dar um exemplo bem prático que costuma acontecer em uma agência de marketing digital para explicar melhor. Uma coisa é dizer a um designer: “precisamos de uma arte de Dia das Mães para o cliente x”. Outra é solicitar o serviço indicando a nova paleta de cores aprovada pelo cliente, informando que a arte deve conter uma imagem de uma mãe na faixa etária entre 35 e 40 anos e com uma criança no colo. Percebe que, no segundo caso, há muito menos incertezas ou dúvidas se compararmos com o primeiro briefing?
Perguntas que todo o briefing precisa responder
Agora que eu abordei para que serve o briefing e os benefícios dele na prática, é preciso que a sua empresa entenda que ele também precisa responder a algumas perguntas para facilitar todo o planejamento de atendimento. Se a sua indústria ou empresa B2B trabalha com uma agência digital como a Tribo, por exemplo, é preciso que sua marca saiba responder a esses questionamentos, que são relativamente simples (e essenciais), para o melhor entendimento do projeto ou da ideia para que os resultados sejam assertivos.
1. Objetivo do projeto
É essencial que a sua empresa saiba definir os objetivos do projeto. Para a elaboração de um briefing, isso é fundamental. Caso a sua marca não tenha em mente quais são eles, uma reunião de briefing é feita para que a agência possa estruturar os seus serviços para atender da melhor forma possível seja na criação de um site ou outras ações de marketing que aumentem a visibilidade da empresa e, consequentemente, as vendas.
2. Definição de orçamento
Sei que, muitas vezes, o cliente não quer dar muitos detalhes sobre o orçamento. No entanto, é preciso verificar o quanto a empresa está disposta a investir no projeto, pois isso ajuda – e muito – a agência a oferecer um pacote de serviços de acordo com as possibilidades financeiras disponíveis.
3. Prazos
“Cronograma é vida”. Criar uma campanha demanda tempo, por isso é tão importante ter os prazos bem definidos na elaboração do briefing para não haver surpresas, atrasos ou cobranças equivocadas.
4. Consumidor ideal
Definir a persona, como idade, profissão, faixa etária, entre outros aspectos, é otimizar os resultados de qualquer ação. Saber para quem vai direcionar o discurso é primordial.
Por que o briefing é importante?
- Organização: O briefing tem como objetivo agrupar as informações mais relevantes sobre a empresa cliente. Para que o briefing se torne um grande aliado em sua estratégia, apresente as informações de modo bem claro. Caso contrário, quem tiver acesso aos documentos entrará em um labirinto e será quase impossível entender quais são os pontos que merecem mais atenção.
- Inspiração: Quando a sua equipe não conhece a história do cliente e o que ele pretende com a sua empresa, geralmente, a produção fica estagnada. Produzir somente para apresentar um trabalho é um erro que você jamais pode cometer. Por isso, não tente desenvolver um conteúdo buscando a aprovação do cliente “na sorte”. Com a ajuda de um briefing, uma ação desse tipo não fará parte da sua rotina. As informações transmitidas pelo cliente são as melhores fontes para que você busque inspiração a fim de executar o seu trabalho e criar os melhores conteúdos.
- Planejamento: Como já citei, mas vale reforçar novamente, um briefing não ajuda somente a entender o trabalho de um cliente, mas também oferece condições para sua empresa seguir um planejamento. Com um processo bem definido, a chance de o projeto sair do foco ou ter ruídos de comunicação que prejudiquem o trabalho diminui. Isso é muito importante, pois ajuda a mostrar para o cliente que a sua empresa é organizada e entende o que está fazendo.
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